Revenue Management Software für Hotels auswählen: So findest du das passende System

Bei der Auswahl einer Revenue Management Software gehst du am besten so vor: Zuerst klärst du, was dein Hotel braucht, und dann vergleichst du, wie gut verschiedene Systeme diese Prioritäten abdecken. Die richtige Revenue Management Software, meist kurz RMS oder Revenue Management System genannt, muss zu den Nachfragemustern, der Preisstrategie, der vorhandenen Technik und der Arbeitsweise deines Teams passen.

Funktionsumfang ist wichtig, aber ein gutes RMS muss auch zu deinem PMS (Property-Management-System), deiner Preisstrategie, deinem Team und deinem Arbeitsalltag passen. Eine Revenue Management Software nutzt Daten wie Buchungsgeschwindigkeit, historische Nachfrage, Auslastung, Mitbewerberpreise und lokale Nachfragesignale, um bessere Zimmerpreisentscheidungen zu unterstützen. Anders als ein PMS, das Reservierungen und den Hotelbetrieb verwaltet, oder ein Channel Manager, der Preise und Verfügbarkeiten verteilt, hilft dir ein RMS dabei zu bestimmen, wie hoch deine Zimmerpreise sein sollten.

Wenn du dir bereits eine Revenue Management Software für dein Hotel ansiehst, lautet die wichtigere Frage deshalb nicht, was die Technik kann, sondern wie du die Lösung findest, die am besten zu deinem Haus passt. Dieser Guide hilft dir, deinen Bedarf zu definieren, RMS-Anbieter nach einheitlichen Kriterien zu vergleichen, Systeme in einer Demo oder Testphase zu prüfen und eine sicherere Kaufentscheidung zu treffen. Wo es sinnvoll ist, zeigen wir am Beispiel von happyhotel, wie eine Anforderung konkret umgesetzt werden kann. Die Bewertungskriterien gelten aber unabhängig davon, welche Anbieter auf deiner Shortlist stehen.

So wählst du das richtige Revenue-Management-System

Ein praktischer Leitfaden zur Auswahl des passenden Revenue-Management-Systems: worauf du achten solltest, wie du es für dein Hotel gewichtest und mit einer ausfüllbaren Bewertungsmatrix, um Anbieter direkt zu vergleichen.

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Kurz gesagt: Worauf kommt es bei der RMS-Auswahl am meisten an?

Beginne mit dem Ergebnis, das die Software verbessern soll, und bewerte die Anbieter dann nach PMS-Anbindung und Datenqualität, Nachfrageprognose, Preissteuerung, Automatisierung, Transparenz, Bedienbarkeit und Support.

Lege deine unverzichtbaren Anforderungen fest, bevor du mit Anbietern sprichst, vergleiche alle nach denselben Kriterien und prüfe die stärksten Optionen möglichst mit den Daten deines eigenen Hotels. Das beste RMS ist nicht zwingend das mit der längsten Funktionsliste, sondern das, das zu den Daten, der Preisstrategie und dem Alltag deines Hotels passt.

Woran du erkennst, dass dein Hotel der manuellen Preisgestaltung entwachsen ist

Eine Revenue Management Software wird besonders wertvoll, wenn dein Team so viele Preise und Nachfrageveränderungen im Blick behalten muss, dass eine manuelle Überprüfung zunehmend aufwendig wird. Ein RMS kann sich lohnen, wenn dir mehrere dieser Situationen bekannt vorkommen:

• Die Nachfrage schwankt stark je nach Saison, Wochentag, Events oder Buchungsgeschwindigkeit.
• Dein Team prüft regelmäßig manuell die Preise der Mitbewerber.
• Die meisten Preisentscheidungen hängen an der Zeit und Verfügbarkeit einer einzelnen Person.
• Die Nachfrage ändert sich häufiger, als dein Team die Preise überprüfen kann.
• Dein Hotel ist manchmal deutlich früher ausgebucht als erwartet, was darauf hindeutet, dass man schneller auf die Nachfrage hätte reagieren können.
• Rabatte werden oft eingesetzt, um Buchungen anzuschieben, ohne dass klar ist, ob sie überhaupt nötig sind.
• Prognose und Preisgestaltung beruhen noch stark auf Erfahrung oder Bauchgefühl.
• Du betreibst mehrere Häuser und brauchst mehr Konsistenz zwischen ihnen.

Bei einem Haus mit sehr stabiler Nachfrage, wenig Schwankungen im Buchungsverhalten und Preisen, die sich kaum ändern müssen, fällt der unmittelbare Effekt eines RMS möglicherweise kleiner aus. Dann kann es sinnvoll sein, zuerst den zugrunde liegenden Revenue-Management-Prozess zu stärken: So startest du mit Revenue Management im Hotel zeigt dir genau das Schritt für Schritt.

Die hilfreichere Frage lautet deshalb nicht einfach: „Brauchen wir ein RMS?“ Sondern: Würden uns bessere Daten, schnellere Preisentscheidungen und Automatisierung helfen, effektiver auf veränderte Nachfrage zu reagieren und den Umsatz mit weniger manuellem Aufwand zu steuern?

Das kann für ein Hotel mit 5 Zimmern genauso gelten wie für eines mit 100. Wenn die Antwort Ja lautet, ist der nächste Schritt, zu definieren, was die Software konkret verbessern soll.

Starte mit dem Ergebnis, das du erreichen willst

Bevor du Anbieterdemos vereinbarst, solltest du festlegen, woran du den Erfolg für dein Hotel messen willst. Das gibt dir eine klarere Grundlage, um zu entscheiden, welche Funktionen und Abläufe wirklich wichtig sind.

Für die meisten Hotels fällt das Ziel in einen oder mehrere von drei Bereichen.

Mehr Umsatz erzielen

Wenn dein Ziel mehr Umsatz ist, solltest du nicht nur die richtigen KPIs im Blick behalten, sondern auch wissen, welche Maßnahmen du ergreifst, wenn sich die Kennzahlen verändern.

Ein Beispiel: Ist die Auslastung für ein künftiges Wochenende bereits hoch, während der RevPAR hinter den Erwartungen zurückbleibt, kann das darauf hindeuten, dass die Preise nicht mit der Nachfrage Schritt gehalten haben. Sinnvoll ist dann, solange noch Zeit zum Anpassen bleibt, die verbleibenden Zimmer, die Buchungsgeschwindigkeit und die Marktlage zu prüfen. Ebenso lohnt sich ein Blick auf Rabatte und Aktionen, wenn die ADR sinkt, während die Auslastung weitgehend stabil bleibt: Sie senken womöglich den durchschnittlichen Zimmerwert, ohne genug zusätzliche Nachfrage zu bringen, um das zu rechtfertigen.

Diese KPIs solltest du für dieses Ziel im Blick behalten:

• RevPAR (Revenue per Available Room, Umsatz pro verfügbarem Zimmer): verbindet Auslastung und Zimmerpreis und zeigt dir, ob dein verfügbares Zimmerkontingent ausreichend Umsatz erzielt.
• ADR (Average Daily Rate, durchschnittlicher Zimmerpreis): Lies sie immer zusammen mit der Auslastung und nicht allein. Eine steigende ADR bei sinkender Auslastung kann darauf hindeuten, dass deine Preise für einen Teil der potenziellen Gäste zu hoch sind.
• Pickup: zeigt, wie viele neue Buchungen in einem bestimmten Zeitraum eingegangen sind. Ein anziehender Pickup ist oft eines der deutlichsten Signale, dass die Nachfrage für ein bestimmtes Datum stärker wird.
• Buchungsgeschwindigkeit: vergleicht, wie schnell sich Buchungen für ein künftiges Datum aufbauen. Im Vergleich mit passenden Vorperioden siehst du, ob sich die Nachfrage schneller oder langsamer entwickelt als erwartet.
• Auslastung: zeigt den Anteil der verkauften Zimmer. Sie verrät dir, wie voll das Hotel an einem Tag ist, aber die Zahl wird erst aussagekräftig, wenn du darauf schaust, wann diese Auslastung erreicht wurde. 70 % Auslastung drei Monate vor Anreise bedeuten etwas ganz anderes als 70 % am Anreisetag.

Die Aufgabe eines RMS besteht nicht darin, diese Zahlen einfach anzuzeigen. Es soll deinem Team helfen, veränderte Nachfrage in Preisentscheidungen zu übersetzen, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.

Preise konsistenter machen

Manuelle Preisgestaltung wird oft schlicht deshalb inkonsistent, weil die Zeit knapp ist. Ein Standard-Doppelzimmer und ein Familienzimmer im selben Hotel bekommen zum Beispiel unter Umständen sehr unterschiedlich viel Aufmerksamkeit: Die eine Kategorie wird alle paar Tage geprüft, weil sie oft gebucht wird, die andere bleibt wochenlang unverändert.

Ein RMS kann über alle Zimmerkategorien und Tage hinweg dieselbe Preislogik und dieselben definierten Grenzen anwenden. So sinkt die Gefahr, dass Teile deines Zimmerkontingents untergehen, nur weil sich niemand darum kümmern konnte. Das gilt genauso für mehrere Hotels: Statt dass die Preisqualität jedes Hauses davon abhängt, wie erfahren oder aufmerksam die jeweilige Leitung ist, kann jedes Haus einer einheitlicheren Preisstrategie folgen.

Wenn das dein Ziel ist, werden Prognosequalität, nachvollziehbare Empfehlungen und klare Preisgrenzen besonders wichtig. Ein System, das leicht zu verstehen und zu bedienen ist, hilft dem Team, Preisentscheidungen konsistenter umzusetzen.

Zeit sparen

Manuelles Revenue Management kann bedeuten, Mitbewerberpreise auf verschiedenen OTAs zu prüfen, Buchungs- und Auslastungsdaten auszuwerten, Tage mit Handlungsbedarf zu erkennen und dann die Preise für mehrere Zimmerkategorien und Tage anzupassen. Je häufiger das nötig ist, desto schwieriger wird es, das konsistent neben allem anderen zu stemmen, was zum Hotelbetrieb gehört.

Ein RMS kann diesen manuellen Aufwand verringern, indem es Hotel- und Marktdaten laufend analysiert und, je nach System und Konfiguration, Zimmerpreise empfiehlt oder automatisch aktualisiert. Wenn Zeitersparnis dein wichtigstes Ziel ist, sollten Automatisierung, PMS-Anbindung und der laufende manuelle Konfigurationsaufwand bei der Bewertung mehr Gewicht haben als Funktionen, die du vielleicht gar nicht brauchst.

Überlege dir also, wie viel laufenden Input das System verlangt und wie viel der aktuellen Arbeit es abnehmen kann. Vielleicht wünschst du dir alle drei Ergebnisse, aber wenn du das wichtigste benennst, fällt es viel leichter, Revenue Management Software objektiv zu vergleichen.

Worauf solltest du bei Revenue Management Software achten?

Verschiedene RMS-Plattformen sind auf unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsweisen von Hotels ausgelegt. Vergleiche nicht nur Funktionen, sondern achte auch darauf, wie gut jedes System zu deinem Betrieb, deinem Team und deinem Preisprozess passt.

PMS-Anbindung und Datenqualität

Das sollte einer der ersten Punkte sein, die du prüfst. Eine Revenue Management Software stützt sich auf Hoteldaten, um Prognosen und Preisempfehlungen zu erstellen. Werden Reservierungen, Stornierungen, Auslastung, Zimmerkategorien oder Preise fehlerhaft oder zu langsam übertragen, arbeitet das RMS womöglich mit einem veralteten Bild der Nachfrage.

Kommen beispielsweise neue Buchungen oder Stornierungen nicht korrekt im RMS an, bewertet das System ein künftiges Datum möglicherweise mit einer Auslastung, die nicht mehr der Realität im Hotel entspricht. Die daraus entstehende Preisempfehlung beruht dann auf dem falschen Nachfragebild.

Frage nach, wie das RMS mit deinem PMS verbunden ist, welche Daten ausgetauscht werden, wie oft sie synchronisiert werden und wie mit Stornierungen, No-Shows, Buchungsänderungen, Zimmerkategorien und Ratenplänen umgegangen wird. Frage auch, wie Fehler in der Schnittstelle erkannt werden und was passiert, wenn die Verbindung kurzzeitig ausfällt.

Eine lange Liste von Integrationen auf der Website eines Anbieters ist hilfreich, sagt aber nichts darüber aus, wie gut die Anbindung mit deinem konkreten PMS und deinem Setup funktioniert. Frage nach Möglichkeit, ob der Anbieter dir ein vergleichbares Hotel zeigen kann, das dieselbe Integration bereits nutzt.

Prognose und Nachfragesignale

Ein gutes RMS sollte dir helfen zu verstehen, wie sich die Nachfrage verändert, statt nur einen neuen Zimmerpreis anzuzeigen. Je nach Anbieter können Empfehlungen von historischen Buchungsdaten, aktuellem Pickup, Auslastung, Saisonalität, lokalen Events sowie Mitbewerber- oder Marktpreisen beeinflusst werden.

Stell dir zum Beispiel vor, in der Nähe deines Hotels findet ein großes Event statt. Ein gutes RMS sollte dir helfen, die daraus entstehende Nachfragechance früh genug zu erkennen und zu nutzen, statt erst dann, wenn dein Haus fast ausgebucht ist.

Die zugrunde liegende Technologie unterscheidet sich von System zu System. Ob ein Anbieter sein Produkt als regelbasiert, algorithmisch oder KI-gestützt beschreibt, sollte aber nicht dein wichtigstes Auswahlkriterium sein. Die bessere Frage lautet: Erkennt die Software die Nachfragemuster, die für unser Hotel wichtig sind, und können wir die Empfehlungen nachvollziehen, die sie liefert?

Preislogik, Automatisierung und Kontrolle

Hotels unterscheiden sich stark darin, wie viel Kontrolle sie an eine Revenue Management Software abgeben wollen. Manche Teams bevorzugen Empfehlungen, die sie manuell prüfen, andere wollen, dass Preise im Tagesverlauf automatisch aktualisiert werden, und viele wünschen sich etwas dazwischen.

Schau bei der Bewertung der Automatisierung nicht nur darauf, ob die Plattform eine „Autopilot“-Funktion hat. Finde heraus, ob du Folgendes kannst:

• Mindest- und Maximalpreise festlegen.
• Preisregeln oder Preisgrenzen definieren.
• Entscheiden, wann die Automatisierung aktiv ist.
• Empfehlungen bei Bedarf überschreiben.
• Änderungen im Nachhinein nachvollziehen.
• Den Automatisierungsgrad an die Arbeitsweise deines Hotels anpassen.

Ein nützlicher Test in der Demo: Frage, was passiert, wenn die Nachfrage für ein bestimmtes Datum plötzlich steigt. Kann die Software reagieren und dabei trotzdem die von dir gesetzten Preisgrenzen und deine Strategie einhalten?

happyhotel erlaubt es Hotels zum Beispiel, Mindest- und Maximalpreise festzulegen und Preisstrategien zu konfigurieren, innerhalb derer die automatische Preisgestaltung arbeitet. Entscheidend ist, ob das RMS die richtige Balance zwischen Automatisierung und Kontrolle für die Arbeitsweise deines Hotels bietet.

Transparenz und Bedienbarkeit

Eine starke Preisempfehlung wird noch nützlicher, wenn die Person, die für die Preise verantwortlich ist, nachvollziehen kann, was sie beeinflusst hat, und diese Information sicher nutzen kann. In einer Demo solltest du sehen können, warum sich ein empfohlener Preis geändert hat, welche Nachfragesignale ihn beeinflusst haben und welche Tage Aufmerksamkeit brauchen.

Bitte den Anbieter, dir zu zeigen, warum sich ein bestimmter Preis geändert hat. Erkennst du, welche Faktoren die Empfehlung beeinflusst haben? Siehst du, ob Nachfrage, Buchungsverhalten, Mitbewerberpreise oder Events das Ergebnis geprägt haben? Erkennst du, ob deine eigenen Preiseinstellungen die finale Empfehlung verändert haben?

Bei happyhotel soll die Pricing Transparency die Faktoren hinter einer Empfehlung sichtbar machen. Sie zeigt die erste Preisempfehlung, die Faktoren, die dazu beitragen, und wie Einstellungen wie Mindest- oder Maximalpreise und Preisstrategien das Endergebnis beeinflussen.

Die ausführliche Erklärung findest du in Preisempfehlung im Hotel: So entstehen sie bei happyhotel. Egal, welchen Anbieter du prüfst: Lass dir die vergleichbare Ansicht zeigen, bevor du kaufst.

Für ein Individualhotel ohne eigenes Revenue-Management-Team kann Einfachheit besonders wichtig sein. Das Ziel sollte nicht sein, ein weiteres Dashboard zu bekommen, um das sich dein Team kümmern muss, sondern Preisentscheidungen leichter zu machen.

Reporting und Erfolgsmessung

Überlege, was du auswerten möchtest, sobald das RMS im Einsatz ist. RevPAR, ADR und Auslastung sind naheliegende Startpunkte, während Pickup, Buchungsgeschwindigkeit und Prognosedaten zusätzlichen Kontext liefern.

Welche Berichte du brauchst, hängt von deinem Hotel ab. Ein einzelnes Individualhotel schätzt vielleicht eine einfache Ansicht mit den wichtigsten Veränderungen und Tagen mit Handlungsbedarf, während eine Hotelgruppe breiteres Reporting über mehrere Häuser braucht. Gehe nicht davon aus, dass mehr Berichte automatisch bessere Software bedeuten. Entscheidend ist, ob das Reporting deinem Team hilft, die Performance zu verstehen und Ausreißer schnell zu erkennen.

Onboarding und laufender Support

Die Software ist nur ein Teil des Kaufs, deshalb ist es wichtig zu verstehen, was nach der Unterschrift passiert. Frage, wer das Setup übernimmt, wie viel Schulung enthalten ist, wer aus deinem Hotel eingebunden sein muss und wie schnell ein Haus wie deines realistisch mit der Plattform starten kann.

Für ein Hotel ohne eigene Revenue-Manager-Stelle kann das einen spürbaren Unterschied machen, wie schnell die Software Teil der täglichen Routine wird. Ebenso lohnt es sich zu klären, welcher Support danach zur Verfügung steht und ob du mit jemandem sprechen kannst, der neben dem Produkt auch Revenue Management versteht.

Schau beim Anbietervergleich nicht nur darauf, ob es ein Help-Center oder ein Support-Postfach gibt, sondern wie viel praktische Hilfe du bei der Einführung und im laufenden Betrieb tatsächlich bekommst.

Funktionen für mehrere Hotels

Wenn du mehrere Hotels betreibst, verdient die Portfolio-Funktionalität eine eigene Bewertung. Prüfe, ob du mit der Software mehrere Häuser überblicken kannst, ohne jedes Hotel in exakt dasselbe Betriebsmodell zu zwängen.

Relevante Fragen können sein:

• Lassen sich mehrere Häuser zentral auswerten?
• Können Nutzer über mehr als ein Hotel hinweg arbeiten?
• Kann jedes Haus sein eigenes Preissetup behalten?
• Lässt sich die Performance auf Portfolio-Ebene leicht vergleichen?

Eine Plattform, die für ein einzelnes Haus gut funktioniert, funktioniert nicht zwangsläufig genauso gut für eine Hotelgruppe.

Datenschutz und Sicherheit

Eine Revenue Management Software braucht Zugriff auf Hoteldaten, um zu funktionieren. Kläre deshalb vor dem Kauf, welche Informationen verarbeitet werden, wo sie gespeichert werden und welche vertraglichen Absicherungen es gibt.

Gerade für europäische Hotels solltest du klären, wie der Anbieter die DSGVO-Anforderungen umsetzt, wo die Daten gehostet werden, welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) verfügbar ist und was nach Vertragsende mit deinen Daten passiert. Du musst die Softwareauswahl nicht zu einem Rechts-Audit machen, aber diese Fragen sollten vor der Unterschrift beantwortet sein und nicht erst bei der Einführung auftauchen.

Eine Entscheidungsmatrix für den Vergleich von Revenue Management Software nutzen

Wenn du weißt, was für dein Hotel zählt, bewerte jeden Anbieter nach denselben Kriterien. Eine gewichtete Bewertungsmatrix hilft dir, alle Anbieter anhand der Kriterien zu vergleichen, die für dein Hotel am wichtigsten sind.

Bewerte jedes RMS auf deiner Shortlist pro Kriterium mit 1 bis 5 Punkten, multipliziere die Punktzahl mit der Gewichtung und vergleiche die Ergebnisse.

Diese Gewichtungen sind Beispiele und keine allgemeingültigen Empfehlungen. Die Gewichtung sollte deine eigenen Prioritäten widerspiegeln. Wenn Zeitersparnis dein wichtigstes Ziel ist, verdient die Automatisierung womöglich mehr Gewicht. Wenn du mehrere Häuser betreibst, werden Portfolio-Funktionen wichtiger. Und wenn deine PMS-Landschaft komplex ist, kann die Anbindung sogar mehr als 20 % verdienen.

Es geht darum, deine Prioritäten klar zu machen und jedem Anbieter dieselbe Vergleichsbasis zu geben.

Lege deine Must-haves fest, bevor du mit RMS-Anbietern sprichst

Eine gewichtete Punktzahl allein reicht nicht aus. Wähle zwei oder drei Anforderungen, die wirklich nicht verhandelbar sind, zum Beispiel die direkte Anbindung an dein PMS, automatische Preisgestaltung mit konfigurierbaren Preisgrenzen, nachvollziehbare Empfehlungen, Unterstützung für mehrere Häuser oder relevante Event- und Nachfragesignale.

Mit deinen Must-haves erkennst du, welche Systeme die wichtigsten Anforderungen erfüllen, auch wenn andere Plattformen in anderen Bereichen stark abschneiden. Das macht auch Anbieterdemos aussagekräftiger: Statt zu fragen „Könnt ihr uns die Plattform zeigen?“, fragst du „Könnt ihr uns zeigen, wie eure Software die Abläufe abbildet, die für unser Hotel am wichtigsten sind?“

Was du vor der Entscheidung für ein RMS klären solltest

Wenn du verschiedene Revenue-Management-Systeme vergleichst, lohnt es sich, nicht nur auf die Funktionen zu schauen. Genauso wichtig ist die Frage, wie gut die jeweilige Lösung zu deinem Hotel und deinen täglichen Abläufen passt. Je verständlicher ein Anbieter seine Software, die Einführung und die Kosten erklärt, desto leichter fällt dir die Entscheidung.

Diese sechs Punkte solltest du dir vor der Auswahl genauer ansehen:

• PMS-Integration und Datenaustausch: Frage nach, welche Daten zwischen deinem PMS und dem RMS ausgetauscht werden, wie häufig die Daten aktualisiert werden und wie die Schnittstelle funktioniert. So kannst du besser einschätzen, ob die Preisempfehlungen auf aktuellen und zuverlässigen Hoteldaten basieren.
• Nachvollziehbare Preisempfehlungen: Achte darauf, dass du verstehen kannst, warum das System einen bestimmten Zimmerpreis empfiehlt. Wenn du siehst, welche Faktoren die Empfehlung beeinflussen, kannst du sie besser beurteilen und fundierte Preisentscheidungen treffen.
• Flexibilität und Kontrolle bei der Automatisierung: Überlege, wie viel Kontrolle du und dein Team behalten möchtet. Prüfe, ob du Preisunter- und -obergrenzen festlegen, deine Preisstrategie anpassen, Empfehlungen manuell ändern und selbst bestimmen kannst, wie viel das System automatisch übernimmt.
• Möglichkeit, die Software auszuprobieren: Eine Produktdemo bietet einen guten ersten Eindruck. Noch hilfreicher ist es, wenn du das System mit deinen eigenen Hoteldaten oder anhand eines realistischen Beispiels testen kannst. So bekommst du ein besseres Gefühl dafür, wie gut die Lösung zu deinem Hotel passt.
• Transparente Preise und Gesamtkosten: Kläre, welche Leistungen im Abonnement enthalten sind und ob zusätzliche Kosten für Schnittstellen, Einrichtung, Zusatzfunktionen oder weitere Hotels entstehen. So kannst du die tatsächlichen Gesamtkosten verschiedener Anbieter miteinander vergleichen.
• Passende Kundenbeispiele: Schau dir Beispiele von Hotels an, die deinem eigenen Betrieb ähneln, etwa bei Größe, Standort, Gästestruktur oder Betriebsmodell. Ein unabhängiges Stadthotel mit 40 Zimmern hat möglicherweise andere Anforderungen als ein großes Resort. Vergleichbare Kundenbeispiele helfen dir deshalb besser einzuschätzen, welchen Mehrwert das System für dein Hotel bieten könnte.

Es geht nicht darum, ein System zu finden, das möglichst viele Funktionen bietet. Entscheidend ist, welche Möglichkeiten für dein Hotel wirklich wichtig sind und wie gut der jeweilige Anbieter diese Anforderungen erfüllen kann.

So holst du das Beste aus einer RMS-Demo oder Testphase heraus

Eine Demo oder Testphase ist eine gute Gelegenheit, herauszufinden, wie sich eine Revenue-Management-Software in deinen Hotelalltag integrieren lässt. Dabei kannst du nicht nur die Funktionen kennenlernen, sondern auch sehen, wie das System deine Daten nutzt, dich bei Preisentscheidungen unterstützt und mit deinen bestehenden Abläufen zusammenspielt.

Bitte den Anbieter nach Möglichkeit, die Software mit deinen eigenen Hoteldaten oder anhand eines realistischen Beispiels aus deinem Betrieb vorzuführen. So kannst du besser beurteilen, wie die Lösung in deinem Hotel funktionieren würde, und verschiedene Anbieter leichter miteinander vergleichen.

Schau dir an, wie deine Hoteldaten genutzt werden

Sieh dir zunächst an, wie das RMS mit deinem PMS verbunden ist und wie es die übertragenen Informationen verarbeitet. Lass dir zeigen, wie Zimmerkategorien, Ratenpläne, Reservierungen, Stornierungen, Auslastung und historische Daten im System dargestellt und berücksichtigt werden.

So verstehst du besser, auf welcher Datengrundlage die Preisempfehlungen entstehen und wie die Software das Buchungsverhalten deines Hotels für ihre Berechnungen nutzt.

Vergleiche Preisempfehlungen bei unterschiedlicher Nachfrage

Besonders aufschlussreich ist es, zu sehen, wie das RMS auf verschiedene Buchungssituationen reagiert. Bitte den Anbieter, dir beispielsweise einen gewöhnlichen Wochentag, ein stark nachgefragtes Wochenende, einen Veranstaltungstag, einen ruhigeren Zeitraum und ein Datum mit plötzlich steigenden Buchungszahlen zu zeigen.

Schau dir an, wie sich die Preisempfehlungen in diesen Situationen unterscheiden und welche Faktoren dabei eine Rolle spielen. So bekommst du ein Gefühl dafür, wie das System auf Nachfrageveränderungen reagiert und ob dieser Ansatz zu deiner Preisstrategie passt.

Finde heraus, wie die Software in deinen Arbeitsalltag passt

Überlege, wie du und dein Team die Software an einem normalen Arbeitstag nutzen würdet. Lass dir zeigen, wie du wichtige Buchungsentwicklungen erkennst, Termine mit Handlungsbedarf findest, Preisempfehlungen prüfst und relevante Veranstaltungen im Blick behältst.

Achte darauf, wie einfach du die benötigten Informationen findest und wie schnell du von der Analyse zu einer konkreten Preisentscheidung kommst. Schließlich soll dir die Software die tägliche Arbeit im Revenue Management erleichtern und sich gut in deine bestehenden Abläufe einfügen.

Lerne die Möglichkeiten der Automatisierung kennen

Nutze die Demo, um herauszufinden, wie flexibel du deine Zimmerpreise mit dem System steuern kannst. Lass dir zeigen, wie du Mindest- und Höchstpreise festlegst, Preisstrategien einstellst und Empfehlungen überprüfst oder anpasst.

Wenn die Software eine automatische Preissteuerung bietet, schau dir an, wie diese innerhalb deiner Vorgaben funktioniert und welche Entscheidungen du weiterhin selbst treffen kannst.

So bekommst du einen praktischen Eindruck davon, wie das RMS deine Preisstrategie unterstützt – unabhängig davon, ob du Empfehlungen lieber selbst prüfst oder einen größeren Teil der Preissteuerung automatisieren möchtest.

Lerne auch das Team hinter der Software kennen

Eine Demo oder Testphase bietet dir außerdem die Gelegenheit, den Anbieter und sein Team besser kennenzulernen. Frage nach, wie die Einrichtung abläuft, welche Schulungen angeboten werden und welche Unterstützung du nach dem Start erwarten kannst.

Kläre, wer dich bei der Einführung begleitet, an wen du dich bei Fragen wenden kannst und ob du neben technischer Hilfe auch Unterstützung bei Fragen rund um das Revenue Management erhältst.

Wenn du weißt, welche Unterstützung dir zur Verfügung steht, kannst du besser einschätzen, wie gut sich das neue System in deinem Hotel einführen und langfristig nutzen lässt.

Am Ende der Testphase solltest du ein klares Bild davon haben, wie die Software mit deinen Hoteldaten arbeitet, wie sie dich bei Preisentscheidungen unterstützt und wie die tägliche Nutzung für dein Team aussehen würde. Damit kannst du verschiedene Anbieter besser vergleichen und die Lösung auswählen, die am besten zu deinem Hotel passt.

Was kostet Revenue Management Software?

RMS-Anbieter nutzen unterschiedliche Preismodelle. Je nach Anbieter hängen die Kosten beispielsweise von der Zimmerzahl, der Anzahl der Hotels oder dem gewählten Produktpaket ab. Auch der Leistungsumfang kann variieren. Vergleiche die Gesamtkosten der Konfiguration, die du tatsächlich nutzen würdest, also einschließlich PMS- oder Schnittstellenkosten, Onboarding, Tools für Mitbewerberpreise, zusätzlicher Häuser und Vertragslaufzeit, und nicht nur das monatliche Abo. Eine ausführliche Aufstellung und eine Vergleichsvorlage findest du in Revenue Management System: Was kostet es und wann rechnet es sich?

Wie bewertest du den ROI von Revenue Management Software?

Statt mit einer pauschalen Branchenprozentzahl zu starten, baue den Business Case auf deinem eigenen Hotel auf und frage: Was müsste sich verbessern, damit sich die Software selbst bezahlt macht?

Der Nutzen kann entstehen, wenn du an nachfragestarken Tagen mehr Umsatz mitnimmst, unnötige Rabatte vermeidest, schneller auf Nachfrageänderungen reagierst, manuellen Preisaufwand verringerst oder die Preisgestaltung über mehrere Häuser hinweg konsistenter machst.

Wenn RMS-Anbieter Ergebnisse zeigen, frage nach, wie relevant diese Beispiele für dein Hotel sind. Ein großes Resort, ein Flughafenhotel und ein unabhängiges Stadthotel mit 40 Zimmern stehen vor sehr unterschiedlichen Nachfrage- und Preisfragen. Ein brauchbares Kundenbeispiel sollte deshalb in Größe, Markt und Betriebsmodell ungefähr mit deinem Haus vergleichbar sein.

Auch der Marktkontext spielt eine Rolle. Der mögliche Ertrag und die Dringlichkeit eines RMS können je nach Markt sehr unterschiedlich aussehen. In einem hart umkämpften Markt, in dem Hotels ständig auf Nachfrage- und Preisänderungen der Mitbewerber reagieren, sind schnellere und konsistentere Preisentscheidungen besonders wertvoll. In einem schrumpfenden Markt geht es weniger darum, den Umsatz zu steigern, sondern darum, die Performance zu schützen und schnell auf schwächere Nachfrage zu reagieren. In einem wenig umkämpften Markt, einem sogenannten „Blue Ocean“, in dem die Nachfrage stark und der Preisdruck gering ist, kann der unmittelbare Bedarf an einem RMS wieder anders aussehen. Betrachte bei der ROI-Bewertung deshalb die Performance deines Hotels im Kontext des gesamten Marktes und nicht allein das Umsatzwachstum.

Wie du ROI, Rückzahlzeit und Break-even für dein eigenes Hotel berechnest, erfährst du in So berechnest du ROI, Break-even und die Zeit bis zur Rückzahlung.

Die Einführung verstehen, bevor du kaufst

Du musst nicht den gesamten Rollout planen, bevor du dich für eine Revenue Management Software entscheidest, solltest aber verstehen, was die Einführung erfordert.

Je nach System kann der Prozess Folgendes umfassen: das PMS anbinden, die Datenverbindung prüfen, den Account konfigurieren, Preiseinstellungen festlegen, erste Empfehlungen prüfen und entscheiden, wie viel automatische Preisgestaltung du nutzen willst.

Der genaue Zeitplan hängt von deinem PMS, deinem Hotel-Setup und dem Anbieter ab. Eine der nützlichsten Fragen in der Bewertungsphase lautet deshalb: „Wie würde die Einführung konkret für ein Hotel wie unseres aussehen?“ Bitte den Anbieter, dir zu erklären, welche Aufgaben sein Team übernimmt, welche Informationen er von deinem Hotel benötigt und wie der Prozess von der Einrichtung bis zur täglichen Nutzung abläuft.

Fragen, die du jedem RMS-Anbieter stellen solltest

Bevor du dich final entscheidest, solltest du diese Fragen beantworten können:

• Lässt sich die Software sauber an unser PMS anbinden?
• Welche Hoteldaten nutzt sie?
• Welche Markt- und Nachfragesignale beeinflussen ihre Empfehlungen?
• Können wir nachvollziehen, warum ein Preis empfohlen wird?
• Können wir Preisgrenzen definieren?
• Wie viel Kontrolle behalten wir über die Automatisierung?
• Wie viel manuelle Arbeit bleibt trotzdem?
• Welches Reporting bekommen wir?
• Was bedeutet die Einführung für unser Team?
• Welche Schulung ist enthalten?
• Welcher laufende Support ist enthalten?
• Wie hoch sind die Gesamtkosten?
• Können wir die Software mit unseren eigenen Hoteldaten testen?
• Kann der Anbieter relevante Beispiele von ähnlichen Hotels zeigen?

Wenn du diese Fragen sicher beantworten kannst, hast du ein viel klareres Bild davon, wie jedes System zu deinem Hotel passt, und nicht nur davon, welche einzelnen Funktionen es bietet.

Die beste Revenue Management Software ist die, die zu deinem Hotel passt

Revenue Management Software sollte bessere Preisentscheidungen unterstützen und es deinem Team gleichzeitig leichter machen, den Prozess zu steuern. Die richtige Lösung passt zur Technik deines Hotels, erkennt die Nachfragemuster, die für dein Haus wichtig sind, bietet dir ein passendes Maß an Automatisierung und Kontrolle und ist unkompliziert genug, dass dein Team sie tatsächlich nutzt.

Starte mit dem Ergebnis, das du erreichen willst, lege deine Must-haves fest und vergleiche jeden Anbieter nach denselben Kriterien. Lass dir die Abläufe zeigen, die für dein Hotel wichtig sind, zusätzlich zu den Funktionen, die für deinen Bedarf am relevantesten sind, und prüfe deine stärksten Optionen möglichst mit deinen eigenen Hoteldaten, bevor du die endgültige Entscheidung triffst.

Wenn du noch nicht an dem Punkt bist, Anbieter zu vergleichen, beginnst du besser mit So startest du mit Revenue Management im Hotel.

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happyhotel analysiert Hotel- und Marktdaten, darunter Buchungsaktivität, Nachfrage, Mitbewerberpreise und Events, um Zimmerpreisempfehlungen zu erstellen und die Preisgestaltung innerhalb des von dir definierten Rahmens zu automatisieren.

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