Events und Hotelnachfrage: Warum du Veranstaltungen frühzeitig bei der Preisgestaltung berücksichtigen solltest

In deiner Stadt wird ein großes Konzert angekündigt. Tausende Besucher suchen eine Unterkunft, die Buchungen ziehen an und die Hotels um dich herum erhöhen ihre Preise.

Wann bemerkst du es?

Wenn die Antwort lautet: sobald die Auslastung steigt, reagierst du womöglich schon später als nötig.

Events sind ein wichtiges externes Nachfragesignal im Revenue Management für Hotels. Konzerte, Messen, Festivals, Sportveranstaltungen, Kongresse, Weihnachtsmärkte und kleinere lokale Veranstaltungen können kurzfristig verändern, wie viele Menschen eine Unterkunft brauchen, wie weit sie dafür reisen und wie viel sie zu zahlen bereit sind.

Die größten jährlichen Events in deiner Destination im Blick zu behalten, ist meist nicht das Problem. Die meisten Hoteliers wissen, wann die große Messe, das Festival oder die Ferienzeit ansteht.

Schwieriger ist es, den Überblick über neu angekündigte, kleinere oder weniger bekannte Veranstaltungen zu behalten, die dein Haus trotzdem beeinflussen können, und zwar früh genug, um darauf zu reagieren.

In Gesprächen mit Individualhoteliers hören wir das regelmäßig. Die Teams wissen, dass Events wichtig sind. Schwierig wird es, wenn man alle Quellen im Blick behalten soll, in denen relevante Veranstaltungen auftauchen, und nebenbei noch das Hotel führt.

Genau dann werden Eventdaten mehr als ein Kalender. Richtig genutzt, fließen sie in Prognose, Preisgestaltung und Kontingentsteuerung ein.

Hotel Revenue Management 101

Unser Leitfaden Hotel Revenue Management 101 liefert dir das komplette Fundament für das Revenue Management im Hotel: von den Kennzahlen und Nachfragesignalen, auf die es ankommt, bis zu Prognose, Preisgestaltung, Kontingentsteuerung und Distribution, damit du bessere Revenue-Entscheidungen mit mehr Sicherheit treffen kannst.

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Warum sind Events für das Revenue Management im Hotel wichtig?

Hotelzimmer sind ein verderbliches Gut. Ist eine Nacht vorbei, lässt sich ein unverkauftes Zimmer nicht mehr verkaufen. Umgekehrt kann es auch Umsatz kosten, zu viele Zimmer zu früh zu einem niedrigen Preis abzugeben, wenn die Nachfrage später deutlich stärker ausfällt.

Events können diese Nachfragekurve schnell verändern.

Ein Konzert bringt Besucher von außerhalb in die Destination. Eine Messe kann mehrere Nächte lang Geschäftsreisende anziehen. Ein Weihnachtsmarkt verändert womöglich wochenlang das Wochenendgeschäft. Und ein Sportevent wirkt nicht nur in der Gastgeberstadt, sondern auch im Umland, weil Reisende ihre Suche ausweiten.

Die nützliche Frage im Revenue Management lautet deshalb nicht einfach:

„Gibt es ein Event?“

Sondern:

„Kann dieses Event die Nachfrage für unser Hotel spürbar verändern?“

Der Unterschied ist wichtig, denn ein Event bedeutet nicht automatisch, dass ein Hotel seine Preise erhöhen sollte. Die wirtschaftliche Wirkung hängt von Zielgruppe, Zeitpunkt, Lage, dem verfügbaren Zimmerangebot am Markt, dem Buchungsverhalten und der eigenen Auslastung ab.

Wie stark kann ein Großevent die Hotelnachfrage beeinflussen?

Einen einzigen Prozentwert, der für jedes Hotel und jedes Event gilt, gibt es nicht. Dokumentierte Hoteldaten zeigen aber, wie deutlich der Effekt ausfallen kann.

Adele in München: Was passierte mit der Hotelperformance?

Adele gab im August 2024 zehn Konzerte in München.

Laut CoStar/STR verzeichneten die Münchner Hotels im Vergleich zum August 2023:

• Auslastung: +15,9 %, auf 77,0 %
• ADR: +46,6 %, auf 159,04 €
• RevPAR: +69,9 %, auf 122,46 €

In der Eröffnungsnacht lag die ADR bei 228,52 €, und an neun der zehn Konzertabende überstiegen die Zimmerpreise 200 €.

Diese Zahlen beschreiben den Münchner Hotelmarkt, nicht das Ergebnis, das ein einzelnes Hotel erwarten kann. Sie zeigen aber, warum Eventwissen zum Revenue Management gehört: Ein großes Event kann sowohl die Nachfrage als auch die erzielbaren Zimmerpreise deutlich verändern.

Quelle: CoStar/STR: Adele's residency drove substantial gains for Munich hotels (englisch)

Die Wirkung eines Events kann von Markt zu Markt sehr unterschiedlich ausfallen

Ein großes Event führt nicht überall zum selben Ergebnis für die Hotels.

Ein guter Vergleich ist Taylor Swifts Europatournee 2024. Laut CoStar/STR zeigte sich Folgendes:

Dieser Unterschied ist relevant.

Ein kleinerer Hotelmarkt kann schnell an seine Grenzen kommen, weil das Zimmerangebot begrenzt ist. Eine größere Destination nimmt deutlich mehr zusätzliche Nachfrage auf, bevor sich die Auslastung im gesamten Markt so stark verändert.

Auch innerhalb einer einzelnen Destination kann es solche Unterschiede geben.

Bei den Olympischen und Paralympischen Spielen 2024 in Paris stellte das französische Statistikamt INSEE besonders starke Auslastungsanstiege in der Nähe der Wettkampfstätten fest. Im Vergleich zu den entsprechenden Zeiträumen 2023 stieg die durchschnittliche Hotelauslastung um:

• 25,4 Prozentpunkte in Plaine Commune
• 18,6 Prozentpunkte in Saint-Quentin-en-Yvelines
• 15,3 Prozentpunkte in Versailles Grand Parc

Das Event war dasselbe. Die Wirkung auf die Hotels vor Ort war es nicht.

Quellen: CoStar/STR: Taylor Swift's Eras Tour heightened European hotel performance (englisch), INSEE: Tourism during the Paris 2024 Olympic and Paralympic Games (französisch)

Das Event, das jeder kennt, ist meistens nicht das Problem

Die größten jährlichen Events übersehen Hotels selten.

Die meisten Häuser wissen, welche Veranstaltungen ihre Destination prägen: das große Festival, die größte Messe, das jährliche Sportevent oder die Hauptferienzeit.

Das größere Risiko ist alles andere.

Ein neu angekündigtes Konzert, eine regionale Ausstellung, ein Businesskongress, ein Sportturnier oder eine Nischenveranstaltung kann die Nachfrage nach Unterkünften beeinflussen, ohne dass sie viel öffentliche Aufmerksamkeit bekommt.

Und ob ein Event wirtschaftlich relevant ist, hängt nicht davon ab, ob das Hotelteam den Namen kennt.

Eine Band, ein E-Sport-Turnier, ein Fachkongress oder ein internationales Sportevent kann ein großes, weit verstreutes Publikum anziehen, auch wenn der Hotelier den Namen kaum kennt.

Taylor Swifts Deutschlandkonzerte 2024 zeigen das Prinzip. Laut Mastercard SpendingPulse lagen die Ausgaben für Unterkünfte an den Konzertterminen in München 43 % und in Gelsenkirchen 171 % über dem Vorjahr.

Das heißt nicht, dass jedes Konzert dasselbe Ergebnis bringt. Es heißt aber: Wer sich darauf verlässt, welche Künstler oder Events er persönlich für „groß“ hält, riskiert Lücken im Nachfragebild.

Manche Hotels versuchen, diese Lücken zu schließen, indem sie Eventim oder Ticketmaster verfolgen, Newsletter von Veranstaltungsorten abonnieren, Messekalender und Destinationswebsites prüfen oder eigene Eventlisten in Excel pflegen.

Das funktioniert bis zu einem gewissen Punkt.

Die Herausforderung besteht darin, den Überblick über zukünftige Veranstaltungen zu behalten und die Informationen aktuell zu halten.

Quelle: Mastercard SpendingPulse: Taylor Swift's Eras Tour in Deutschland

Welche Events sollten Hotels im Blick behalten?

Ein brauchbarer Eventkalender muss mehr abdecken als große Konzerte.

Je nach Hotel und Destination gehören zu den relevanten Nachfragetreibern:

• Konzerte, Festivals und Kulturveranstaltungen
• Messen, Ausstellungen, Konferenzen und Kongresse
• Sportveranstaltungen und Turniere
• Weihnachtsmärkte, saisonale Events und Stadtfeste
• Schulferien, Universitätsveranstaltungen und Abschlussfeiern
• Firmenveranstaltungen
• Nationale und regionale Feiertage
• Wiederkehrende, für die Destination typische Events
• Kleinere regionale Veranstaltungen und Nischenkongresse

Die Kategorie ist weniger wichtig als der mögliche Effekt auf die Übernachtungsnachfrage.

Ein mittelgroßer Fachkongress bewegt einen großen Großstadt-Hotelmarkt vielleicht kaum, kann aber für das Hotel direkt neben dem Veranstaltungsort wirtschaftlich entscheidend sein.

Vergiss die vielen kleinen Veranstaltungen nicht

Große Events kündigen sich selbst an. Sie stehen in den Nachrichten, in den sozialen Medien und im Destinationsmarketing. Bei kleineren Veranstaltungen hilft ein strukturierter Blick nach vorn besonders.

Das kann ein Ärztekongress sein, eine regionale Messe, eine Universitätsabschlussfeier, ein Jugendsportturnier, eine Nischenmesse oder ein mittelgroßes Konzert. Solche Events führen für sich genommen vielleicht nicht zu einer spürbaren Verknappung des Zimmerangebots in der gesamten Stadt. Doch auch kleinere Nachfrageanstiege können für einzelne Hotels relevant sein.

Bringt ein Event einige hundert oder einige tausend Besucher in eine Gegend, kann ein Hotel in der Nähe des Veranstaltungsorts oder an einer günstigen Verkehrsverbindung eine spürbare Wirkung erleben, auch wenn sich die Destination insgesamt kaum bewegt.

Auch eine Fachmesse kann die Hotelnachfrage bewegen

Berlin liefert dafür ein gutes Beispiel.

Im Mai 2024 fielen die ersten beiden Tage der CWIEME Berlin, einer Fachmesse für Elektrotechnik, mit der höchsten Hotelauslastung der Stadt in diesem Monat zusammen:

• 95,2 % am 14. Mai
• 95,5 % am 15. Mai

Im selben Monat fanden in Berlin außerdem unter anderem der Karneval der Kulturen, das Desertfest Berlin und der Global Business Summit statt.

Das beweist nicht, dass jede Fachmesse dasselbe Nachfragemuster erzeugt. Es zeigt aber, warum man wirtschaftliche Relevanz nicht mit öffentlicher Bekanntheit verwechseln sollte.

Quelle: CoStar/STR: May events pushed Berlin hotel performance (englisch)

Schau nicht nur auf deine direkte Nachbarschaft

Die Nachfrage durch ein Event endet nicht an der Stadtgrenze.

Wird die Unterkunft in der Nähe des Veranstaltungsorts knapp oder teuer, weiten Gäste ihre Suche auf umliegende Orte, Verkehrsachsen und Häuser mit guter Anbindung an das Event aus.

Bei großen Events solltest du dir diese Fragen stellen:

• Wie gut ist der Veranstaltungsort von deinem Hotel aus erreichbar?
• Gibt es brauchbare Zug- oder ÖPNV-Verbindungen?
• Was passiert, wenn die Hotels näher am Veranstaltungsort ausgebucht sind?
• Zeigen frühere Buchungen Überlaufnachfrage in ähnlichen Zeiträumen?

Die Entfernung zählt, aber Erreichbarkeit und Marktverdichtung können genauso wichtig sein.

Warum manuelles Event-Monitoring schnell schwierig wird

Events von Hand zu verfolgen ist möglich. Das Problem ist, die Abdeckung über Ticketplattformen, Veranstaltungsorte, Messekalender, Tourismusquellen, Newsletter und weitere Kanäle dauerhaft aufrechtzuerhalten.

Ein neues Konzert wird angekündigt, nachdem du zuletzt nachgesehen hast. Ein Termin verschiebt sich. Nach dem Ausverkauf wird ein weiterer Auftritt ergänzt. Eine unbekannte Veranstaltung entpuppt sich als viel größer als gedacht. Und irgendjemand muss ständig nachsehen.

In Gesprächen mit Hotelteams hören wir immer wieder dasselbe: Die Informationen sind nützlich, aber der vollständige Blick nach vorn kostet Zeit.

Automatisierung ist deshalb nicht wertvoll, weil ein Hotel eine Software braucht, die ihm sagt, dass jedes Jahr im Dezember Weihnachten ist. Sie ist wertvoll, wenn sie das Risiko senkt, dass ein wirtschaftlich wichtiges Nachfragesignal untergeht, weil niemand Zeit hatte, danach zu suchen.

Warum ein Blick 12 Monate voraus die Preisgestaltung verändert

Es macht einen großen Unterschied, ob du ein Event erst einen Monat vorher entdeckst oder bereits davon weißt, bevor die ersten größeren Buchungszahlen eingehen.

Im Idealfall reicht dein Blick auf Events so weit wie der relevante Buchungs- und Preishorizont des Hotels.

Sind Zimmer viele Monate im Voraus buchbar und beobachtest du Events erst kurz vor der Anreise, entdeckst du die Nachfrage womöglich erst, wenn schon ein großer Teil des Kontingents verkauft ist.

Frühe Sichtbarkeit heißt nicht, zwölf Monate vorher einen hohen Eventpreis zu setzen und ihn dann stehen zu lassen.

Sie heißt: Du weißt, dass das Event existiert, triffst eine erste Annahme zur Nachfrage und beobachtest, was die Buchungskurve danach macht.

Mit diesem frühen Blick kann ein Hotel:

• einen passenden Startpreis festlegen
• Zimmer für weit in der Zukunft liegende Termine nicht zu günstig anbieten
• die Buchungsgeschwindigkeit von Anfang an beobachten
• den tatsächlichen Pickup mit der ursprünglichen Annahme vergleichen
• gegebenenfalls Restriktionen prüfen
• reagieren, bevor die Auslastung das erste Warnsignal ist

Ein einfacher Ablauf sieht so aus:

Event erkannt → erste Nachfrageannahme → Buchungsgeschwindigkeit beobachten → Prognose mit tatsächlichem Pickup vergleichen → Preise oder Kontingentsteuerung anpassen

Das ist viel nützlicher als:

Buchungen steigen plötzlich → Event entdeckt → Preis erhöhen

Die Buchungsgeschwindigkeit zeigt, ob das Event die Nachfrage wirklich verändert

Zu wissen, dass es ein Event gibt, ist nur der erste Schritt. Das stärkere wirtschaftliche Signal ist, ob sich die Buchungen anders entwickeln als an einem normalen Tag.

Die Olympischen Spiele in Paris sind dafür ein gutes Beispiel.

Anfang Februar 2024 waren für die meisten Tage der Olympischen Spiele bereits mehr als 50 % der verfügbaren Zimmer gebucht, am Wochenende vom 2. bis 3. August bei 59,2 %.

Bis April stieg das Buchungsniveau im gesamten Eventzeitraum über 60 %, darunter 63,8 % am 27. Juli und 63,1 % am 3. August.

Einen Monat vor den Spielen war das Niveau erneut gestiegen: auf 77,8 % am 27. Juli und 77,7 % in der Eröffnungsnacht.

Das zeigt, wie die beiden Signale zusammenhängen:

Das Event sagt dir, warum sich die Nachfrage verändern könnte.

Die Buchungskurve sagt dir, ob sie sich tatsächlich verändert.

Ein Hotel muss nicht auf jedes Event sofort aggressiv reagieren, sobald es auftaucht. Die erste Annahme sollte am tatsächlichen Pickup überprüft werden.

Wie entscheidest du, ob ein Event eine Preisänderung rechtfertigt?

Bevor du die Preise anpasst, solltest du das Event zusammen mit den Nachfragedaten deines Hotels bewerten.

1. Erwartete Nachfragewirkung

Beginne mit der voraussichtlichen Anziehungskraft des Events.

Frag dich:

• Wie viele Menschen könnten teilnehmen?
• Ist das Publikum lokal, regional oder international?
• Ist das Event ausverkauft?
• Werden zusätzliche Termine angesetzt?
• Dauert es einen Tag oder mehrere Tage?
• Brauchen die Besucher voraussichtlich eine Unterkunft?

Die Besucherzahl liefert Kontext, reicht allein aber nicht aus.

2. Buchungsgeschwindigkeit

Vergleiche die tatsächliche Buchungsentwicklung mit einem normalen Tag bei gleicher Vorlaufzeit.

Werden Zimmer für den Eventzeitraum schneller gebucht als sonst?

Wenn ja, bestätigt die Buchungskurve möglicherweise die ursprüngliche Annahme zum Event.

3. Aktuelle Auslastung und verbleibendes Kontingent

Ein Hotel, das mehrere Monate im Voraus schon stark ausgelastet ist, hat eine andere Preischance als eines mit noch viel freiem Kontingent.

Wie viele Zimmer noch frei sind, ist genauso wichtig wie die Tatsache, dass es ein Event gibt.

4. Historische Muster

Bei wiederkehrenden Events lohnt der Blick auf frühere Ausgaben.

Nützliche Kennzahlen sind:

• Auslastung
• ADR
• RevPAR
• Pickup
• Vorlaufzeit
• Zeitpunkt des Ausverkaufs
• Aufenthaltsdauer
• Wochentagsmuster

Historische Werte liefern Kontext, sollten aber nicht zu einer festen Eventpreisliste werden. Beliebtheit, Kapazität, Termin, Reisemuster und konkurrierende Nachfrage können sich von Jahr zu Jahr ändern.

5. Mitbewerberpreise

Die Preise der Mitbewerber sind ein weiteres Marktsignal, besonders wenn sich mehrere vergleichbare Hotels gemeinsam bewegen.

Der Preis eines anderen Hotels verrät aber weder dessen Auslastung noch Segmentierung, Kontingentlage oder Preisstrategie.

Nutze Mitbewerberpreise als Kontext, nicht als Anweisung.

Wie sollte ein RMS Eventdaten nutzen?

Ein RMS kann Eventinformationen nützlicher machen, indem es sie mit hotelspezifischen Signalen verknüpft: Buchungsgeschwindigkeit, Auslastung, historische Nachfrage, verbleibendes Kontingent und Prognosen.

Statt nur zu wissen:

„Am 15. Juni gibt es ein Konzert.“

lautet die nützliche Frage:

„Am 15. Juni gibt es ein Event. Entwickeln sich die Buchungen schneller als erwartet, wie viel Kontingent ist noch übrig, und rechtfertigt das Nachfragesignal eine Preisänderung?“

Dann sind Eventinformationen Teil des Revenue Managements und nicht nur ein Eintrag im Kalender.

Wenn du gerade Systeme vergleichst, findest du in unserem Leitfaden, wie du eine Revenue-Management-Software für dein Hotel auswählst, eine Orientierung.

So geht happyhotel mit Events um

Bei happyhotel sind Events direkt mit den Preisen und Hotelkennzahlen verknüpft, statt getrennt davon in einer eigenen Liste verwaltet zu werden.

Unser aktueller Standard-Tarif enthält den automatischen Import von Events und Schulferien sowie Preisvorschläge für die nächsten 12 Monate. Der Professional-Tarif erweitert den Preisvorschlag-Horizont auf 18 Monate.

Bei automatisch importierten Events berücksichtigt happyhotel außerdem die relevante Besucherzahl im Nachfrageindikator. Für einmalige oder neu hinzugefügte Events, die sich nicht anhand historischer Daten abbilden lassen, können Hotels die erwartete Wirkung selbst anpassen.

Events lassen sich im Preiskalender anzeigen und bearbeiten, und über den Event Controller kannst du ihre erwartete Bedeutung anpassen.

Das Event ist damit ein Signal in der größeren Preisentscheidung und keine Regel, die den endgültigen Zimmerpreis automatisch festlegt.

Das ist wichtig, weil die Preisgestaltung bei Events steuerbar bleiben muss. Hotels können die Gewichtung eines Events anpassen und weiter auf das tatsächliche Buchungsverhalten reagieren.

Pricing Transparency zeigt, ob und in welchem Umfang ein Event eine Preisempfehlung beeinflusst hat. Mehr dazu in So entstehen die Preisempfehlungen bei happyhotel.

Ein praktischer Ablauf für die Preisgestaltung bei Events

Ob mit RMS oder von Hand: Der grundlegende Ablauf ist ähnlich.

Schritt 1: Einen Eventkalender für die Zukunft aufbauen

Behalte Veranstaltungen mindestens so weit im Voraus im Blick, wie Gäste in deinem Hotel buchen können.

Nimm wiederkehrende Events genauso auf wie neu angekündigte Nachfragetreiber.

Schritt 2: Events priorisieren

Nicht jedes Event verdient dieselbe Aufmerksamkeit.

Priorisiere nach der wahrscheinlichen Übernachtungsnachfrage und nicht allein nach dem Bekanntheitsgrad.

Schritt 3: Eine erste Strategie festlegen

Entscheide, ob das Event Änderungen rechtfertigt, zum Beispiel:

• einen anderen Startpreis
• andere Mindest- oder Maximalpreise
• Mindestaufenthaltsdauer
• Kontingent für bestimmte Zimmer zurückhalten
• andere Vertriebsentscheidungen

Das ist eine erste Hypothese, nicht die endgültige Antwort.

Schritt 4: Pickup beobachten

Je näher das Anreisedatum rückt, desto wichtiger ist der Vergleich der tatsächlichen Buchungsentwicklung mit deinen Erwartungen.

Fällt die Nachfrage stärker aus als prognostiziert, kannst du die Preise erhöhen oder die Verfügbarkeit verknappen. Fällt sie schwächer aus, musst du die ursprüngliche Annahme zum Event womöglich nach unten korrigieren.

Schritt 5: Das Ergebnis im Nachgang auswerten

Frag dich nach dem Event:

• Wann haben die Buchungen angezogen?
• Wann haben wir die Preise zum ersten Mal angepasst?
• Waren wir zu früh ausverkauft?
• Sind Zimmer unverkauft geblieben?
• Welche ADR und welchen RevPAR haben wir erzielt?
• Wie unterschied sich die Buchungskurve von der eines normalen Tages?
• Was machen wir nächstes Mal anders?

Wiederkehrende Events werden wertvoller, wenn jede Ausgabe die Informationen für den nächsten Preiszyklus verbessert.

Fünf Fehler bei der Event-Preisgestaltung, die Hotels Umsatz kosten können

1. Nur die bekannten Events beobachten

Die offensichtlichen Jahresevents stehen meist schon im Kalender.

Die Lücken entstehen eher bei neu angekündigten Konzerten, Fachausstellungen, Kongressen, Turnieren und anderen Nachfragetreibern, die im Plan des Vorjahres nicht vorkamen.

2. Das Event über die eigene Auslastung entdecken

Wenn du erst durch einen ungewöhnlich starken Anstieg der Buchungen auf ein Event aufmerksam wirst, erkennst du den Nachfragetreiber möglicherweise zu spät.

Im Idealfall ist die mögliche Ursache schon sichtbar, bevor sich die Buchungskurve verändert.

3. Jedes Event mit demselben Aufschlag belegen

Den einen „Eventaufschlag“ gibt es nicht.

Die Übernachtungsnachfrage hängt von Zielgruppe, Größe des Events, Zeitpunkt, Lage, Zimmerangebot am Markt, Reiseverhalten und bestehender Nachfrage ab.

Eine feste Regel von +10 %, +20 % oder +30 % ignoriert genau die Faktoren, die entscheiden, ob ein Termin tatsächlich wertvoller ist.

4. Den Eventpreis einmal setzen und vergessen

Die ursprüngliche Annahme kann sich als falsch herausstellen.

Beobachte Pickup, Prognose und verbleibendes Kontingent weiter, bis das Anreisedatum näher rückt.

5. Mitbewerberpreise kopieren

Wenn ein Mitbewerber seine Preise erhöht, heißt das nicht automatisch, dass dein Hotel das auch tun sollte.

Seine Auslastung oder sein Nachfragemix kann völlig anders aussehen als deiner.

Events, Marktpreise und deine eigenen Buchungsdaten sind aussagekräftiger, wenn du sie gemeinsam betrachtest.

Und was ist mit wiederkehrenden Spitzentagen und planbaren Nachfragehochs?

Manche Nachfragespitzen lassen sich leichter vorhersehen, weil sie jedes Jahr wiederkehren oder einem bekannten Kalender folgen.

Je nach Destination zählen dazu zum Beispiel:

• Silvester
• Weihnachtsmärkte
• Große jährliche Festivals
• Karneval
• Schulferienzeiten
• Große wiederkehrende Messen
• Große Fußball- und andere Sportveranstaltungen
• Oktoberfest in München
• Edinburgh Festival Fringe
• Feria de Abril in Sevilla
• Filmfestspiele in Cannes
• Wiederkehrende Kongresse und Ausstellungen

Hier ist der Nachfragetreiber selbst keine Überraschung.

Die nützlichen Fragen lauten dann:

Wie stark wird die Nachfrage dieses Jahr? Wann setzt sie ein? Wie steuern wir das verbleibende Kontingent?

Historische Daten werden hier besonders wertvoll.

Schau dir an, wann die Buchungen angezogen haben, wann sich die Preise bewegt haben, wie schnell das Kontingent verkauft war, welche ADR und welchen RevPAR du erzielt hast und ob deine bisherige Strategie zu vorsichtig oder zu aggressiv war.

Wiederkehrend heißt nicht identisch.

Größe des Events, Termine, Wochentagskonstellation, Zimmerangebot, internationale Nachfrage, Reisemuster und konkurrierende Events können sich alle ändern.

Eventdaten sind am wertvollsten in Kombination mit deinen eigenen Hoteldaten

Eine Liste von Events ist nützlich. Eine Liste von Events, die mit Auslastung, Buchungsgeschwindigkeit, historischen Mustern, verbleibendem Kontingent und Preisen verknüpft ist, ist viel nützlicher. Externe Nachfragesignale zeigen, was passieren könnte. Die Buchungsdaten deines Hotels zeigen, was gerade passiert. Die Prognose hilft einzuschätzen, was wahrscheinlich als Nächstes passiert.

Der Preis ist die Entscheidung, die du auf Basis aller drei triffst.

Wenn du die Logik hinter diesen Entscheidungen besser verstehen willst, behandelt unser Revenue Management 101 Guide Nachfrage, Prognose, Preisgestaltung, Kontingentsteuerung, Distribution und die dahinterliegenden Hotelkennzahlen.

So misst du den Eventeffekt in deinem Hotel

Sobald du ein relevantes Event identifiziert hast, vergleiche den Veranstaltungstag mit einem geeigneten Referenzzeitraum, statt nur die Auslastung zu betrachten.

Eine sinnvolle Vergleichsbasis kann sein:

• derselbe Wochentag in einem vergleichbaren Zeitraum
• dasselbe wiederkehrende Event im Vorjahr
• ein nahegelegener Tag ohne Event mit ähnlicher Saisonalität

Einige einfache Vergleiche helfen dabei.

Veränderung der Auslastung

Auslastungsänderung = Auslastung am Eventtag − Auslastung der Vergleichsbasis

Zum Beispiel:

Auslastung am Eventtag = 84 %
Auslastung der Vergleichsbasis = 72 %

Auslastungsänderung = 12 Prozentpunkte

Beachte: Das sind 12 Prozentpunkte, nicht 12 % mehr.

Veränderung der ADR

ADR-Änderung (%) = (ADR am Eventtag − ADR der Vergleichsbasis) ÷ ADR der Vergleichsbasis × 100

Zum Beispiel:

ADR am Eventtag = 180 €
ADR der Vergleichsbasis = 150 €

ADR-Änderung = (180 € − 150 €) ÷ 150 € × 100 = 20 %

Veränderung des RevPAR

RevPAR-Änderung (%) = (RevPAR am Eventtag − RevPAR der Vergleichsbasis) ÷ RevPAR der Vergleichsbasis × 100

Der RevPAR zeigt die kombinierte Wirkung von Auslastung und ADR.

Ein Hotel, das ohnehin fast voll gewesen wäre, verzeichnet während eines Events vielleicht nur einen kleinen Auslastungsanstieg, erzielt aber trotzdem eine deutliche Verbesserung bei ADR und RevPAR.

Zusätzlicher Zimmerumsatz durch den Preis

Wenn die Zahl der verkauften Zimmer vergleichbar ist, kannst du den Umsatz isolieren, der auf den ADR-Unterschied zurückgeht:

Zusätzlicher Zimmerumsatz durch den Preis = (ADR am Eventtag − ADR der Vergleichsbasis) × verkaufte Zimmer

Zum Beispiel:

ADR am Eventtag = 190 €
ADR der Vergleichsbasis = 160 €
Verkaufte Zimmer = 70

Zusätzlicher Zimmerumsatz durch den Preis = (190 € − 160 €) × 70 = 2.100 €

Diese Rechnung beweist nicht, dass das Event den gesamten Unterschied verursacht hat. Auch andere Nachfrage- und Marktfaktoren können dazu beigetragen haben.

Sie bietet aber eine nützliche Möglichkeit zu beziffern, wie viel zusätzlicher Zimmerumsatz aus der Veränderung des Durchschnittspreises stammt, wenn die Zimmermengen vergleichbar sind.

Checkliste: Event-Preisgestaltung im Hotel

Bevor du entscheidest, ob ein Event wirtschaftlich relevant ist, kläre:

• Gibt es ein Event, das die Übernachtungsnachfrage beeinflussen könnte?
• Wie viele Besucher werden erwartet?
• Woher kommen sie voraussichtlich?
• Übernachten sie wahrscheinlich?
• Wie nah ist das Event an unserem Hotel?
• Wie gut ist der Veranstaltungsort von hier aus erreichbar?
• Ist das lokale Zimmerangebot knapp?
• Könnte das Event unser Hotel stärker treffen als den Markt insgesamt?
• Wie weit im Voraus buchen die Besucher voraussichtlich?
• Was ist bei vergleichbaren Events passiert?
• Was zeigt unsere aktuelle Buchungsgeschwindigkeit?
• Wie viel Kontingent ist noch frei?
• Was verlangen vergleichbare Hotels?
• Müssen Preise, Restriktionen oder Kontingente angepasst werden?
• Wann prüfen wir den Termin erneut?

Das Ziel ist nicht, jedes Event als wirtschaftlich wichtig zu behandeln.

Das Ziel ist, ein potenziell wertvolles Nachfragesignal nicht zu übersehen, nur weil das Event kleiner, neuer oder weniger bekannt ist.

Warte nicht, bis das Event in deiner Auslastung sichtbar wird

An die größten Events erinnert man sich leicht. Wirtschaftlich interessant sind häufig auch Veranstaltungen, die dein Team bisher nicht auf dem Schirm hatte.

Das kann eine Welttournee sein, genauso gut aber ein Fachkongress, eine regionale Ausstellung, ein kleineres Konzert oder ein lokales Turnier, das genug Übernachtungsgäste in die Gegend bringt, um die Nachfrage für dein Hotel zu verändern.

Die Beispiele aus München, Großbritannien, Berlin und der Region Paris zeigen, warum es den universellen „Eventeffekt“ nicht gibt. Märkte, Stadtteile und einzelne Hotels können auf denselben Nachfragetreiber ganz unterschiedlich reagieren.

Der sinnvolle Ablauf ist deshalb proaktiv:

Mögliche Nachfragetreiber früh erkennen → ihre wahrscheinliche Relevanz einschätzen → mit den eigenen Buchungsdaten verknüpfen → die Nachfrageentwicklung beobachten → Preise und Kontingente anpassen, wenn die Daten es stützen.

Ein Eventkalender sagt dir, was passiert. Revenue Management sagt dir, ob es für dein Hotel zählt und was du dann tun solltest.

So bringt happyhotel Events, Hotelnachfrage und Preisgestaltung in einem Ablauf zusammen.